Archief | Lean RSS for this section

Uurtje factuurtje ?

Advertenties

QuickWin ? Digitaal archiveren van documenten !

Het digitaal archiveren van documenten. Het is één van die zaken die je, mits een geringe extra kost, in de mogelijkheid stelt om de initiële investering in een ERP-pakket zoals DBFACT nog beter te laten renderen. Immers, het klasseren, opzoeken, dupliceren en verspreiden van documenten is een arbeidsintensieve aangelegenheid en brengt dus vele, meestal onduidelijke en verborgen kosten met zich mee. Door gebruik te maken van SmartDoc in combinatie met DBFACT kan je op zeer korte termijn deze kosten onder controle krijgen. Je wint twee keer: je bespaart op kosten en arbeidstijd en je verhoogt de efficiëntie van uw documentenbeheer.

Digitaal archiveren gekoppeld aan een ERP-pakket lijkt een oplossing die het document management systeem naar de KMO brengt als een geïntegreerde toepassing. Volgens het principe van de Single Point of Entry kunnen organisaties nu de 2 soorten informatie samenbrengen en beheren, vertrekkende vanuit één toepassing.

Documenten die worden aangemaakt in het ERP-pakket worden voorzien van een unieke barcode die bij scanning van het blad wordt herkend als het beeld van een ingeboekte factuur. Op die manier kan je dus gewijzigde documenten (bv. afgetekende leveringsbonnen of ingevulde servicerapporten) automatisch koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACT. Ook ingeboekte aankoopfacturen kunnen zonder de traditionele poespas bij digitaal archiveren van documenten, in de achtergrond worden gekoppeld.

Anderzijds kan het digitaal archief eveneens worden gebruikt om documenten die niet rechtstreeks met DBFACT te maken hebben, te archiveren en terug op te vragen. Elk digitaal document kan je automatisch of manueel archiveren. Het opvragen van de verschillende documenten kan via het louter ingeven van een zoeksleutel. Het systeem doorzoekt het archief en geeft je de verschillende documenten terug.

Een dergelijk archief laat je tevens toe om e-mails, Word, Excel en PDF documenten manueel te archiveren door ze naar de archiefbutton in DBFACT te slepen. Documenten kunnen worden beveiligd en een rechtensysteem gekoppeld aan dat van Windows kan worden gebruikt om beperkingen in het consulteren op te leggen.

Wil je meer info ? Kijk dan op deze pagina

Soms beter neen zeggen.

Als softwarebedrijf gebeurt het dat je, om een verkoop binnen te halen, nieuwe functies schrijft voor een specifieke klant of project. Dat maakt deel uit van het zaken doen. Maar als je hier een slechte gewoonte van maakt, dan geraak je hier mee in een negatieve spiraal en kan je dit wel eens zuur opbreken. Waarom ?

De verkoop van licenties, de onderhoudscontracten en eventuele kosten voor nieuwe versies vormen voor een softwarebedrijf de grootste bron van inkomsten. Vasthouden aan dit model betekent dus dat je als ontwikkelaar zorgt voor een continue verbetering van het product met functies die voor een breed publiek bestemd zijn. Hoe beter en performanter jouw product wordt, hoe geschikter het wordt voor een groot deel van de klanten en prospecten, waardoor je dus meer zal verkopen en marge gaat genereren.
Als je dus voor een nieuw project specifiek maatwerk gaat inplannen, knabbel je eigenlijk aan de marge die je kan maken door een product met een brede inzetbaarheid verder te ontwikkelen. En dat voor een eenmalige opbrengst, een eenmalige verkoop met een beperkte marge. Het verzwakt bovendien jouw penetratie in de brede markt.


Stel dat je zaken op maat blijft ontwikkelen, dat je steeds langere trajecten af te leggen hebt in de ontwikkeling van functies die slechts door een handvol gebruikers kan worden ingezet. Je hakt hiermee de hand die je marge biedt, radicaal af. Erger, op lange termijn kan je het brede product niet verder ontwikkelen wegens een tekort aan mankracht en resources en lopen de klanten (die voor de marge zorgen) in grote getale weg van het product. Het product veroudert, wordt niet meer bijgewerkt, waardoor mogelijke nieuwe klanten wegblijven, of erger, maatwerk vragen, waardoor je in de negatieve spiraal blijft weggezogen worden.

Slanke bedrijven, handige software

Je kan geen magazine openslaan of seminarie bijwonen of je wordt bestookt met buzz-woorden als “lean” en “agile”. Het leek me geen slecht idee om een aantal van de principes en kenmerken van naderbij te bekijken en ze, waar mogelijk, in het perspectief van de selectie van bedrijfbrede software te plaatsen.

Lean betekent eigenlijk dat je afslankt. Dat je alles wat overbodig is, schrapt of vermijdt. Minder administratie, minder papier, minder afval, minder tijd, minder voorraad. Er werden door James P. Womack en Daniel T. Jones 5 stappen gedefinieerd om te komen tot een slankere organisatie. Ik heb ze vertaald naar bedrijfsbrede software en naar de zaken waarmee je best rekening houdt bij de selectie ervan.

1. Analyseer welke processen waarde hebben voor de eindconsument of voor de klant. Alles waar de klant voor zou willen betalen, is waarde. Alles wat daarbuiten valt moet kritisch worden bekeken. Als je processen wil vertalen naar de software, concentreer je dan vooral op die processen die waarde hebben.

2. Onderzoek hoe je die waarde creëert. Welke stappen zet je? Welke stappen voegen waarde toe, welke niet? Haal de onnodige stappen in een proces weg en kijk of het proces nog beheersbaar is in de software. Vraag je af of het proces overeind blijft bij het schrappen van bepaalde stappen.

3. Reorganiseer de stappen volgens het het flow-principe. Reorganiseer de flow zodanig dat je alleen nog waarde overhoudt. Resultaat: je wint efficiëntie en tijd.

4. Is er geen behoefte, onthoud je van ze te zelf creëren (respecteer het pull-principe). Stel bepaalde processen of methodieken slechts in vraag wanneer de vraag effectief komt. Dit is een heikel punt. Bij de selectie van software en bij het vertalen van processen naar bestaande software-oplossingen heeft men vaak de neiging een vraag te creëren, bijkomende processen te beschrijven omdat de software nieuwe mogelijkheden biedt. Cross that bridge only when you get there.

5. Denk er aan dat je alles zal moeten blijven in vraag stellen. Waar kun je nog meer waarde toevoegen? Hoe kun je je nog efficiënter organiseren? Dit vereist een software-oplossing die extreem flexibel zal moeten zijn in de mate waarin het kan worden aangepast in functie van nieuwe ontwikkelingen en wettelijke vereisten. Zal de software de nieuwe inzichten aankunnen bij een nieuwe afslankronde waarin je opnieuw alles in vraag hebt gesteld ? Kan de software mee evolueren met een slankere én complexere administratie (slank is niet hetzelfde als klein of eenvoudig)

Bij het laatste puntje zien we dat het aspect “Agile” (Engels voor behendig, flexibel) belangrijk is indien we spreken over software. Ik beloof u daaraan nog later een post te wijden. Flexibele en gemakkelijk (en dus tegen verantwoorde kost) aanpasbare software is belangrijk voor een organisatie die zichzelf en haar processen blijft in vraag stellen om te kunnen afslanken.

Tenslotte wil ik je nog een stukje commentaar meegeven van Jeroen Philippi (Unit4-Agresso) op een post over de Company Mass Index:

Het zijn uiteindelijk de gebruikers die in het keuzeproces te weinig aandacht hebben voor het aspect van verwachte en onverwachte veranderingen in de toekomst en leveranciers hierover niet op voorhand om duidelijkheid vragen. Door een oplossing te kiezen die de flexibiliteit heeft om eenvoudig en tegen lage kosten te worden aangepast na de implementatie, kunnen bedrijven voorkomen dat (ongeplande) IT-investeringen een groot deel van het bedrijfsbudget opslokken.

Alleen bedrijven die investeren in een systeem dat flexibiliteit biedt na de implementatie, kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. Daarmee kunnen ze concurrenten voorblijven die zich in hun groei laten tegenhouden door rigide systemen, of een groot deel van hun budget kwijt zijn aan onverwachte uitgaven.