Archief | Agile RSS for this section

Slanke bedrijven, handige software

Je kan geen magazine openslaan of seminarie bijwonen of je wordt bestookt met buzz-woorden als “lean” en “agile”. Het leek me geen slecht idee om een aantal van de principes en kenmerken van naderbij te bekijken en ze, waar mogelijk, in het perspectief van de selectie van bedrijfbrede software te plaatsen.

Lean betekent eigenlijk dat je afslankt. Dat je alles wat overbodig is, schrapt of vermijdt. Minder administratie, minder papier, minder afval, minder tijd, minder voorraad. Er werden door James P. Womack en Daniel T. Jones 5 stappen gedefinieerd om te komen tot een slankere organisatie. Ik heb ze vertaald naar bedrijfsbrede software en naar de zaken waarmee je best rekening houdt bij de selectie ervan.

1. Analyseer welke processen waarde hebben voor de eindconsument of voor de klant. Alles waar de klant voor zou willen betalen, is waarde. Alles wat daarbuiten valt moet kritisch worden bekeken. Als je processen wil vertalen naar de software, concentreer je dan vooral op die processen die waarde hebben.

2. Onderzoek hoe je die waarde creëert. Welke stappen zet je? Welke stappen voegen waarde toe, welke niet? Haal de onnodige stappen in een proces weg en kijk of het proces nog beheersbaar is in de software. Vraag je af of het proces overeind blijft bij het schrappen van bepaalde stappen.

3. Reorganiseer de stappen volgens het het flow-principe. Reorganiseer de flow zodanig dat je alleen nog waarde overhoudt. Resultaat: je wint efficiëntie en tijd.

4. Is er geen behoefte, onthoud je van ze te zelf creëren (respecteer het pull-principe). Stel bepaalde processen of methodieken slechts in vraag wanneer de vraag effectief komt. Dit is een heikel punt. Bij de selectie van software en bij het vertalen van processen naar bestaande software-oplossingen heeft men vaak de neiging een vraag te creëren, bijkomende processen te beschrijven omdat de software nieuwe mogelijkheden biedt. Cross that bridge only when you get there.

5. Denk er aan dat je alles zal moeten blijven in vraag stellen. Waar kun je nog meer waarde toevoegen? Hoe kun je je nog efficiënter organiseren? Dit vereist een software-oplossing die extreem flexibel zal moeten zijn in de mate waarin het kan worden aangepast in functie van nieuwe ontwikkelingen en wettelijke vereisten. Zal de software de nieuwe inzichten aankunnen bij een nieuwe afslankronde waarin je opnieuw alles in vraag hebt gesteld ? Kan de software mee evolueren met een slankere én complexere administratie (slank is niet hetzelfde als klein of eenvoudig)

Bij het laatste puntje zien we dat het aspect “Agile” (Engels voor behendig, flexibel) belangrijk is indien we spreken over software. Ik beloof u daaraan nog later een post te wijden. Flexibele en gemakkelijk (en dus tegen verantwoorde kost) aanpasbare software is belangrijk voor een organisatie die zichzelf en haar processen blijft in vraag stellen om te kunnen afslanken.

Tenslotte wil ik je nog een stukje commentaar meegeven van Jeroen Philippi (Unit4-Agresso) op een post over de Company Mass Index:

Het zijn uiteindelijk de gebruikers die in het keuzeproces te weinig aandacht hebben voor het aspect van verwachte en onverwachte veranderingen in de toekomst en leveranciers hierover niet op voorhand om duidelijkheid vragen. Door een oplossing te kiezen die de flexibiliteit heeft om eenvoudig en tegen lage kosten te worden aangepast na de implementatie, kunnen bedrijven voorkomen dat (ongeplande) IT-investeringen een groot deel van het bedrijfsbudget opslokken.

Alleen bedrijven die investeren in een systeem dat flexibiliteit biedt na de implementatie, kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. Daarmee kunnen ze concurrenten voorblijven die zich in hun groei laten tegenhouden door rigide systemen, of een groot deel van hun budget kwijt zijn aan onverwachte uitgaven.

Advertenties