QuickWin ? Digitaal archiveren van documenten !


Het digitaal archiveren van documenten. Het is één van die zaken die je, mits een geringe extra kost, in de mogelijkheid stelt om de initiële investering in een ERP-pakket zoals DBFACT nog beter te laten renderen. Immers, het klasseren, opzoeken, dupliceren en verspreiden van documenten is een arbeidsintensieve aangelegenheid en brengt dus vele, meestal onduidelijke en verborgen kosten met zich mee. Door gebruik te maken van SmartDoc in combinatie met DBFACT kan je op zeer korte termijn deze kosten onder controle krijgen. Je wint twee keer: je bespaart op kosten en arbeidstijd en je verhoogt de efficiëntie van uw documentenbeheer.

Digitaal archiveren gekoppeld aan een ERP-pakket lijkt een oplossing die het document management systeem naar de KMO brengt als een geïntegreerde toepassing. Volgens het principe van de Single Point of Entry kunnen organisaties nu de 2 soorten informatie samenbrengen en beheren, vertrekkende vanuit één toepassing.

Documenten die worden aangemaakt in het ERP-pakket worden voorzien van een unieke barcode die bij scanning van het blad wordt herkend als het beeld van een ingeboekte factuur. Op die manier kan je dus gewijzigde documenten (bv. afgetekende leveringsbonnen of ingevulde servicerapporten) automatisch koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACT. Ook ingeboekte aankoopfacturen kunnen zonder de traditionele poespas bij digitaal archiveren van documenten, in de achtergrond worden gekoppeld.

Anderzijds kan het digitaal archief eveneens worden gebruikt om documenten die niet rechtstreeks met DBFACT te maken hebben, te archiveren en terug op te vragen. Elk digitaal document kan je automatisch of manueel archiveren. Het opvragen van de verschillende documenten kan via het louter ingeven van een zoeksleutel. Het systeem doorzoekt het archief en geeft je de verschillende documenten terug.

Een dergelijk archief laat je tevens toe om e-mails, Word, Excel en PDF documenten manueel te archiveren door ze naar de archiefbutton in DBFACT te slepen. Documenten kunnen worden beveiligd en een rechtensysteem gekoppeld aan dat van Windows kan worden gebruikt om beperkingen in het consulteren op te leggen.

Wil je meer info ? Kijk dan op deze pagina

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s