Archive | september 2011

Snel, het Internet in 60 seconden !

Je krijgt 60 seconden om deze infografiek te lezen. Je komt te weten wat er in die tijdspanne allemaal op het net is gebeurd. Dus onthoud: alles wat je hier leest gebeurt dus in niet meer dan 60 seconden. Ik ben alvast onder de indruk:

60 Seconds - Things That Happen On Internet Every Sixty Seconds
Infographic by- Shanghai Web Designers

Gelieve te klagen, aub.

Luisteren naar klanten is een keuze die je als organisatie moet maken. Er zijn genoeg redenen om te doen alsof dat je niks hoort, er zijn er nog meer om je zo te organiseren dat een klacht een zegen wordt.

Je kan besluiten om niet te luisteren en dus ook niet te reageren op klachten omdat je vindt dat dit te duur is. Je kan overtuigd zijn dat klagende klanten pas beginnen te klagen als ze weten dat er naar hen geluisterd wordt. Waarmee je indirect zegt: hoe minder je luistert hoe minder men klaagt ? Of je kan denken dat er maar een minderheid klaagt en dat de inkomsten komen van zij die niet klagen.


Maar als je de keuze maakt om je als organisatie zo in te richten om te luisteren naar de klachten van je klanten, als je je klanten stimuleert om feedback te geven over wat je doet, hoe je het doet en wat je levert, dan kan je als bedrijf groeien, sterker worden en een klacht in een opportuniteit omzetten. Zorg dat een ontevreden klant extra in de watten wordt gelegd, dat er een snelle oplossing komt voor zijn probleem en het wordt een levenslang trouwe klant.

Vergeet niet: van een klant een enthousiaste ambassadeur maken is veel goedkoper dan een negatieve “word-of-mouth”!

Mijn tip: gebruik de juiste tools om klachten te registreren, ze te verdelen, verantwoordelijkheden toe te kennen, op te volgen én er corrigerende maatregelen uit te distilleren. Een beetje erp-pakket heeft vandaag een module om klachten te beheren en daar voordeel uit te halen. En ten slotte: kies en sta achter je keuze. Als je zegt te zullen luisteren, doe dat dan en sta open voor de verzuchtingen van je klanten.

Uw magazijn beheren: denk software !

Wie er aan denkt om software voor bedrijfsbrede toepassingen te implementeren, denkt vaak in processen of groepen van processen. Zo kom je tot verschillende deelgebieden die moeten worden afgedekt door de functies van de software. Eén van die deelgebieden wordt nogal eens vlug omschreven als “magazijnbeheer”. Men denkt dan vaak aan de basisfuncties van een magazijn, ttz het bufferen en consolideren van goederen. Maar een magazijn is meer dan dat. Het is belangrijk dat u de verschillende activiteiten in en rond een magazijn goed in kaart brengt, liefst vooraleer u op zoek gaat naar een softwaretoepassing. We sommen er enkele voor je op:

1. Receiving: goederen worden aangenomen, ontvangen. Twee principes die uw software moet aankunnen is het cross docken waarbij goederen van de IN-locatie onmiddellijk naar de UIT-locatie worden gezet, zonder via de voorraad te gaan. Een ander principe is dat van de Flow Trough: goederen worden onmiddellijk gesorteerd en verdeeld in functie van de lopende orders en uitverdeeld op UIT-locaties

2. Put Away of wegzetten: de goederen gaan van de IN-locatie (eventueel na controle) naar de verschillende pick-locaties in het magazijn. Dit kan sturend gebeuren (de software bepaalt waar de goederen komen) of registrerend waarbij de magazijnier aangeeft (via scanning) waar en hoeveel goederen worden geplaatst in het magazijn.

3. Selection: hier spreken we van picking. De goederen worden in het magazijn opgehaald. Ook hier kunnen verschillende scenario’s optreden waarbij de software sturend kan zijn en ons leidt naar locaties die moeten worden gebruikt om te picken. Er bestaan verschillende pick-methodes en technologieën. Een veel gemaakt onderscheid wordt gemaakt tussen orderpicking en order-batchpicking. Bij batchpicking worden orders verzameld en achteraf uitgesorteerd. Onder batchpicking kunnen we dan nog eens het artikelgestuurd batchpicken en het ordergestuurd batcpicken onderscheiden.

Waarom wordt hier zoveel aandacht aan besteed ? Wel, algemeen wordt aangenomen dat operaties in magazijnen voor het grootste deel bestaan uit drie onderdelen: voor 50% uit lopen, voor 35% uit picking-handelingen en 15% de rest van de handelingen. Magazijnbeheer…dat is dus het beheer van loopafstanden. Daar zit overduidelijk de mogelijke (tijds-)winst in. Indien je interesse hebt in dit soort discussies en rekenmodellen, lees dan zeker eens deze post eens.

4. Let down (of ook soms replenishment): goederen worden van hun overstocklocatie of palletlocaties naar beneden gebracht op de stocklocaties. Typisch in een magazijn worden goederen verticaal gestockeerd waarbij gepicket wordt van op de grond en de resterende stock boven deze locatie staat. Mogelijks moet uw software deze bewerkingen voorstellen of minstens de mogelijkheid bieden aan te geven dat de beweging is gebeurd én er dus nieuwe voorraad beschikbaar is op de picklocatie.

5. Inventory Control: een duidelijke taak voor het magazijn. De magazijnier is erantwoordelijk voor het magazijn en moet dus de mogelijkheid hebben om aan de hand van de software een inventaris te maken, liefst op periodieke basis (de zgn. Cycle Count), van de goederen die in zijn magazijn aanwezig zijn. Ook hier bestaan verschillende methodes en onderscheiden we bijv een kwalitatieve (zijn de goederen nog geschikt om te verkopen,houdbaarheid, …) en kwantitatieve telling (zijn de aantallen nog beschikbaar).

6. Loading: dit is het fysiek laden van de vracht. Deze acties die eveneens tot het magazijn behoren, zullen veelal worden gestuurd door de backoffice software die in functie van routes, afspraken met klanten en groupage-regelingen aangeeft wat er moet worden geladen.

7. Shipping: dit is dan weer meer het afdrukken van de vereiste documenten en vooral het archiveren en beheren van de vervoers- en douanedocumenten. Een belangrijke uitdaging voor uw softwarepakket.

Mijn tip: indien het beheer van uw magazijn een strategisch en concurrentieel onderscheid kan maken, laat u bijstaan door specialisten. Zij kunnen de doorlooptijden verkorten, de hoeveelheid ruimte beperken, het aantal artikelen terugbrengen tot het een juiste hoeveelheid en u dus op termijn een betere kaspositie garanderen. Magazijnbeheer is te belangrijk om het over te laten aan zelfverklaarde specialisten. Doe de oefening voor u overgaat tot de aanschaf van een softwarepakket.

QuickWin ? Digitaal archiveren van documenten !

Het digitaal archiveren van documenten. Het is één van die zaken die je, mits een geringe extra kost, in de mogelijkheid stelt om de initiële investering in een ERP-pakket zoals DBFACT nog beter te laten renderen. Immers, het klasseren, opzoeken, dupliceren en verspreiden van documenten is een arbeidsintensieve aangelegenheid en brengt dus vele, meestal onduidelijke en verborgen kosten met zich mee. Door gebruik te maken van SmartDoc in combinatie met DBFACT kan je op zeer korte termijn deze kosten onder controle krijgen. Je wint twee keer: je bespaart op kosten en arbeidstijd en je verhoogt de efficiëntie van uw documentenbeheer.

Digitaal archiveren gekoppeld aan een ERP-pakket lijkt een oplossing die het document management systeem naar de KMO brengt als een geïntegreerde toepassing. Volgens het principe van de Single Point of Entry kunnen organisaties nu de 2 soorten informatie samenbrengen en beheren, vertrekkende vanuit één toepassing.

Documenten die worden aangemaakt in het ERP-pakket worden voorzien van een unieke barcode die bij scanning van het blad wordt herkend als het beeld van een ingeboekte factuur. Op die manier kan je dus gewijzigde documenten (bv. afgetekende leveringsbonnen of ingevulde servicerapporten) automatisch koppelen aan de gestructureerde informatie binnen DBFACT. Ook ingeboekte aankoopfacturen kunnen zonder de traditionele poespas bij digitaal archiveren van documenten, in de achtergrond worden gekoppeld.

Anderzijds kan het digitaal archief eveneens worden gebruikt om documenten die niet rechtstreeks met DBFACT te maken hebben, te archiveren en terug op te vragen. Elk digitaal document kan je automatisch of manueel archiveren. Het opvragen van de verschillende documenten kan via het louter ingeven van een zoeksleutel. Het systeem doorzoekt het archief en geeft je de verschillende documenten terug.

Een dergelijk archief laat je tevens toe om e-mails, Word, Excel en PDF documenten manueel te archiveren door ze naar de archiefbutton in DBFACT te slepen. Documenten kunnen worden beveiligd en een rechtensysteem gekoppeld aan dat van Windows kan worden gebruikt om beperkingen in het consulteren op te leggen.

Wil je meer info ? Kijk dan op deze pagina