Archive | juli 2011

Slanke bedrijven, handige software

Je kan geen magazine openslaan of seminarie bijwonen of je wordt bestookt met buzz-woorden als “lean” en “agile”. Het leek me geen slecht idee om een aantal van de principes en kenmerken van naderbij te bekijken en ze, waar mogelijk, in het perspectief van de selectie van bedrijfbrede software te plaatsen.

Lean betekent eigenlijk dat je afslankt. Dat je alles wat overbodig is, schrapt of vermijdt. Minder administratie, minder papier, minder afval, minder tijd, minder voorraad. Er werden door James P. Womack en Daniel T. Jones 5 stappen gedefinieerd om te komen tot een slankere organisatie. Ik heb ze vertaald naar bedrijfsbrede software en naar de zaken waarmee je best rekening houdt bij de selectie ervan.

1. Analyseer welke processen waarde hebben voor de eindconsument of voor de klant. Alles waar de klant voor zou willen betalen, is waarde. Alles wat daarbuiten valt moet kritisch worden bekeken. Als je processen wil vertalen naar de software, concentreer je dan vooral op die processen die waarde hebben.

2. Onderzoek hoe je die waarde creëert. Welke stappen zet je? Welke stappen voegen waarde toe, welke niet? Haal de onnodige stappen in een proces weg en kijk of het proces nog beheersbaar is in de software. Vraag je af of het proces overeind blijft bij het schrappen van bepaalde stappen.

3. Reorganiseer de stappen volgens het het flow-principe. Reorganiseer de flow zodanig dat je alleen nog waarde overhoudt. Resultaat: je wint efficiëntie en tijd.

4. Is er geen behoefte, onthoud je van ze te zelf creëren (respecteer het pull-principe). Stel bepaalde processen of methodieken slechts in vraag wanneer de vraag effectief komt. Dit is een heikel punt. Bij de selectie van software en bij het vertalen van processen naar bestaande software-oplossingen heeft men vaak de neiging een vraag te creëren, bijkomende processen te beschrijven omdat de software nieuwe mogelijkheden biedt. Cross that bridge only when you get there.

5. Denk er aan dat je alles zal moeten blijven in vraag stellen. Waar kun je nog meer waarde toevoegen? Hoe kun je je nog efficiënter organiseren? Dit vereist een software-oplossing die extreem flexibel zal moeten zijn in de mate waarin het kan worden aangepast in functie van nieuwe ontwikkelingen en wettelijke vereisten. Zal de software de nieuwe inzichten aankunnen bij een nieuwe afslankronde waarin je opnieuw alles in vraag hebt gesteld ? Kan de software mee evolueren met een slankere én complexere administratie (slank is niet hetzelfde als klein of eenvoudig)

Bij het laatste puntje zien we dat het aspect “Agile” (Engels voor behendig, flexibel) belangrijk is indien we spreken over software. Ik beloof u daaraan nog later een post te wijden. Flexibele en gemakkelijk (en dus tegen verantwoorde kost) aanpasbare software is belangrijk voor een organisatie die zichzelf en haar processen blijft in vraag stellen om te kunnen afslanken.

Tenslotte wil ik je nog een stukje commentaar meegeven van Jeroen Philippi (Unit4-Agresso) op een post over de Company Mass Index:

Het zijn uiteindelijk de gebruikers die in het keuzeproces te weinig aandacht hebben voor het aspect van verwachte en onverwachte veranderingen in de toekomst en leveranciers hierover niet op voorhand om duidelijkheid vragen. Door een oplossing te kiezen die de flexibiliteit heeft om eenvoudig en tegen lage kosten te worden aangepast na de implementatie, kunnen bedrijven voorkomen dat (ongeplande) IT-investeringen een groot deel van het bedrijfsbudget opslokken.

Alleen bedrijven die investeren in een systeem dat flexibiliteit biedt na de implementatie, kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. Daarmee kunnen ze concurrenten voorblijven die zich in hun groei laten tegenhouden door rigide systemen, of een groot deel van hun budget kwijt zijn aan onverwachte uitgaven.

Gratis is niet vrijblijvend.

Je kan er niet naast kijken. Het aantal free trials van software voor allerhande toepassingen groeit met de dag. Maar is het gratis uitproberen van software wel zo gratis als men wil laten doorschijnen. En moet gratis wel zo vrijblijvend zijn als het lijkt ?

Ik ben persoonlijk een voorstander van het gratis uitproberen van een softwarepakket. Maar daar zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Het testen kan alleen juist en objectief gebeuren als de gebruiker een degelijke begeleiding en opleiding krijgt en hij dus bereid is te betalen voor deze begeleiding.

Bovendien moet er een engagement zijn van de gebruiker om over het testen te rapporteren. Daar staat tegenover dat de producent van de software de gebruiker toegang moet verlenen tot alle kanalen die hem antwoorden kunnen geven op zijn vragen. In dit stadium moet de tester dezelfde bronnen van informatie hebben als de reguliere gebruiker.

Dus gratis is niet gratis en zeker al niet vrijblijvend. Wie denkt dat een “trial” van software “free” is, heeft het grondig mis. Zowel aan de kant van de aanbieder als aan de kant van de tester zijn er een hele resem kosten verbonden aan deze probeerperiode.

Maak dus de afweging of het wel zinvol is de software in de diepte te testen en stel jezelf bovendien volgende vragen:

* hoeveel tijd zal ik nodig hebben om echt tot een vlotte testing te komen (parameters, configuratie, inlezen data)?
* is het wel veilig om de software te installeren en kan ik die snel en veilig de-installeren ?
* ben ik bereid nu reeds te betalen voor support en opleiding en in welke mate is deze kost niet verloren wanneer ik kies voor de software?
* biedt de testversie voldoende garanties voor levensechte testing en kan ik de verwerkte data achteraf gemakkelijk terug hergebruiken en exporteren?
* ken ik het hele prijskaartje voor ik begin te testen zodat ik niet op oneerlijke manier verplicht word over te gaan tot aankoop (wegens de gemaakte kosten in vorige puntjes?)
* en tenslotte: wordt de verantwoordelijkheid ivm de juiste werking hierdoor niet in mijn schoenen geschoven. Ik had toch alle mogelijkheden om te testen ? Heb ik nog het recht om te protesteren als achteraf blijkt dat de software toch niet geschikt is voor mijn activiteit ?

Op retaildetail.be lees je nog meer tips.

Het internet-retailportaal http://www.retaildetail.be is al jaren dé plaats bij uitstek om informatie over de retailsector in Nederland en België te sprokkelen. Initiatiefnemer Jorg Snoeck heeft zich naam en faam in de sector weten te verwerven en gebruikt zijn contacten om de laatste nieuwtjes te brengen, verslag uit te brengen over interessante toepassingen of concepten en plaatst maandelijks een toeleverancier uit de sector in de spotlight.

Deze maand had retaildetail.be een interview met mijzelf als managing partner bij The Missing Link, het bedrijf achter DBFACTw. We hadden het over wat niet en wat wel gedaan als je denkt aan de implementatie van bedrijfsbrede software, de zgn. software voor verwerking van strategische informatie.

A must read zou ik zeggen ;-). Reacties zijn steeds welkom en zoals vermeld in het interview volstaat een mail of een reactie op deze post om het e-book te bekomen. Het interview zelf kan je hier terugvinden.