Lastenboeken, last of lust ?


Ik heb een dubbel gevoel bij lastenboeken. En al zeker bij het soort lastenboeken dat ik in de laatste 15 jaar de revue heb zien passeren.

Wat een lastenboek niet is: een boek. Eenvoud siert u bij het beschrijven van uw wensen. Boeken schrikken leveranciers van ERP-software af. Daar zijn 2 goede redenen voor: te veel en te gevaarlijk. Te veel, omdat het zich door een bijbel van vereiste functionaliteiten worstelen, demotiverend en ontradend werkt. Niemand in de ERP-industrie zit te wachten op een 100 pagina’s tellende minutieuze beschrijving van uw processen. U mag fier zijn op uw werk maar hou het voor uzelf.

Te gevaarlijk omdat meer dan eens is gebleken dat een lastenboek veelal in de strijd wordt gegooid bij discussies als achteraf blijkt dat bepaalde functies ontbreken, of de software niet precies genoeg is aangepast aan de geldende procedures en processen. Het argument van een gebruiker t.o.v. zijn leverancier dat het “in het lastenboek vermeld staat” én men dus akkoord was bij de originele offerte, hoor je al te vaak.

Benader dus een lastenboek op een andere manier. Maak er voor jezelf een instrument van. Een document waarin je een beschrijving geeft van de organisatie, de missie van het bedrijf, wat je doelstellingen zijn en hoe je die door ondermeer gebruik te maken van een ERP-pakket wil bereiken. Omschrijf duidelijk het niveau van ondersteuning die je wenst op gebied van implementatie, opleiding en het uitschrijven en eventueel aanpassen van bestaande processen. Maar hou het aub kort. Een lastenboek is geen thesis of een afstudeerwerk.

Meestal zijn lastenboeken voor ERP-aanbieders ronduit waardeloos. Ze zijn meestal ontsproten aan een tomeloze fantasie van een ijverige sales manager, magazijnier of accountant. Het is alsof men de opdracht heeft gekregen een functionele analyse te schrijven voor een nieuw, ultiem ERP-pakket. Zo werkt het dus niet.

Een lastenboek opstellen geeft de auteurs een gevoel van betrokkenheid en eigenwaarde die meestal in schril contrast staat met de realiteit en met de kosten. Het is leuk even te freewheelen over hoe de volgende software zou moeten functioneren (want deze keer willen we het écht goed doen), maar de praktijk staat daar mijlen ver van af. Bovendien begint iedereen zich een beeld te vormen van een aantal mogelijkheden maar zien ze niet het grote geheel en nemen ze al vlug hun wensen voor waarheid. En aangezien vragen (nog) geen geld kost, worden alle registers opengetrokken. Ik nodig u uit om hier als ERP-leverancier een realistische, bindende offerte te maken.

Een goede raad: hou het kort, eenvoudig, verstaanbaar en laat je liefst van al nog begeleiden door een betrouwbare leverancier van ERP-software.

Een handige tool die je kan gebruiken als leidraad voor het maken van een lastenboek vind je hier bij KMO-IT.

Advertenties

Tags: , , , ,

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s