ERP: verwerken van gestructureerde en niet-gestructureerde informatie.


Ik heb gisteren tijdens een voordracht het verschil uitgelegd tussen het verwerken van gestructureerde en niet-gestructureerde informatie en hoe een goed onderbouwd ERP-pakket u kan helpen met het nemen van beslissingen ivm te volgen procedures.

Het verschil tussen de twee soorten informatie zit ‘m in het feit dat bij gestructureerde informatie het document, de tekst, de cijfers, de afbeelding altijd is ondergebracht en dus terug te vinden is onder een bepaalde code, een naam, een nummer. In erp-termen spreken we hier van een key, een uniek id voor een bepaald record. Indien je dus een offerte, een afbeelding van een product of een rekeninguitreksel wil terugvinden, dan kan je via de gestructureerde lijst aan die informatie komen door de “key” in te geven. In ons voorbeeld gaat het dan bijv. om het documentnummer van de offerte, het artikelnummer voor de afbeelding of de naam van de bank en het rekeninguitrekselnummer.

Bij ongestuctureerde informatie hebben we geen intrinsieke sleutel om de informatie te benaderen. We moeten die dus op één of andere manier structureren. Dat kan door bijvoorbeeld door de niet-gestructureerde informatie (emails, brieven, papaieren notities, gedrukte catalogi) toe te kennen aan een bestaande key, aan bestaande gestructureerde informatie. Zo kan je een afbeelding gaan “koppelen” aan een artikelcode, je kan een ontvangen email slepen naar de relatie om die zo te kopiëren in het archief van de klant.

Software voor digitaal archiveren, verbonden met een erp-toepassing, is een mooi voorbeeld van het omzetten van ongestructureerde informatie naar gestructureerde, zoekbare gegevens. Door voor ieder stuk ongestructureerde informatie een barcode te genereren vanuit de toepassing en die te kleven (of te drukken) op het item, kan de scanner en de software de barcode herkennen en die vervolgens gebruiken om het gescande beeld automatisch te koppelen. Zo kan je bijvoorbeeld een catalogus gemakkelijker terugvinden door eenvoudig de naam van de leverancier in te geven. Dat komt omdat op de catalogus de barcode van de leverancier is gekleefd, het document is gescand en het automatisch is geïndexeerd op de code van die specifieke leverancier.

Als je dus op zoek bent naar een onderbouwd ERP-pakket, vraag dan de aanbieders welke oplossingen zij hebben om ongestructureerde informatie om te zetten naar zoekbare, gestructureerde informatie. Slechts een deel van de informatie verwerken is géén oplossing. Alle informatie moet kunnen worden gecatalogeerd in de erp-oplossing. Zoniet, zit je opnieuw met je informatie op eilandjes.

Meer info over digitaal archiveren op www.smartdoc.be , een voorbeeld van een erp-pakket die bovenstaande mogelijkheden biedt: www.dbfact.be

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s