Archive | december 2010

Hoe ERP helpt bij communiceren met leveranciers.

We hebben al aangehaald dat CRM onlosmakelijk deel uit maakt van ERP. CRM staat voor Customer Relationship Management maar voor mij ligt de nadruk in ERP te eenzijdig op klanten. Tenslotte vormt ook het beheer van je leveranciers een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.

Een goed ERP-pakket zal je toelaten om een periodieke evaluatie te maken van de leveranciers. Zo kan je op basis van een aantal statistieken de gemiddelde leveringstermijn berekenen, je ziet het percentage aan backorders dat niet tijdig is geleverd, het aantal keer dat een bevestigde leveringsdatum is gewijzigd. Aan de hand van een strikte opvolging van de ontvangst van goederen, het registreren van herstellingen en garantieclaims laat het systeem je toe een beoordeling te maken van een leverancier en zijn geleverde goederen.

Deze resultaten communiceren en samen met de betrokken leverancier bespreken is een mooi voorbeeld van het huwelijk tussen ERP en geïntegreerde kwaliteitssystemen.

Andere suggestie is het gebruik van de mogelijkheden bij het aanleveren van betalingsbestanden. Een goed beslagen erp-pakket zal je de mogelijkheid bieden om de leveranciers waarvoor je een betaling hebt gedaan (eventueel via een betaalagenda), te verwittigen via mail. Het systeem stuurt dan een mail aan de betrokken leverancier(s) met de melding dat er op datum van een betaling is verricht ten belope van, voor factuurnummer x. Geen moeite, maar wel een grote stap voorwaarts in de wederzijdse communicatie met je leverancier die het zal appreciëren dat hij niet de zoveelste herinnering moet sturen voor een betaling die onderweg is.

Een laatste voorbeeldje van gerichter communiceren met een leverancier via ERP is het gebruik van informatie op sociale netwerken zoals Linkedin en Facebook. Een beetje modern erp-pakket houdt de profielen van verkopers bij leveranciers bij in de contactfiches. Het geeft je de mogelijkheid om als aankoper op een persoonlijker niveau te spreken en te onderhandelen. Wie weet kom je tot de vaststelling dat een verkoper bij een leverancier dezelfde interesses heeft als jijzelf en worden de onderhandelingen straks op een heel ander niveau gevoerd.

Gebruik dus ten volle de mogelijkheden die worden geboden door de software om beter en gerichter te communiceren met de leverancier en het zal je organisatie ten goede  komen.

Advertenties

Innovatie in software: neen zeggen !

De beste softwarehuizen zeggen neen tegen de vragen van klanten. Neen tegen een nieuwe functie, neen tegen de uitbreiding van bestaande functies. Neen tegen een nieuwe module, een nieuwe koppeling met de zoveelste killer-app.

Telkens een softwarehuis ja zegt tegen een nieuwe functie is het alsof je een zwerfkatje in huis haalt. Je bent er mee opgezadeld voor de komende 15 jaar en alles wat je in de komende 15 jaar wilt gaan doen zal in functie van dat lief katje zijn. Je geraakt er niet meer van af. Zie maar eens hoe de reactie is van de gebruikers als je hen een functie ontneemt.

Daarom starten goede software huizen beter met “Neen”. Laat de vraag zichzelf maar eerst eens bewijzen. Ze laten de vraag een week, maand, jaar opzij liggen en tenzij ze binnen een redelijke termijn terugkomt, sterft ze een stille dood.

Komt ze terug, meerdere keren, dan schieten de goede softwarehuizen in actie. Ze luisteren alvorens te handelen. Evalueren in welke mate de vraag aansluit bij andere gelijkaardige vragen en hoe een antwoord past in het hele project. Immers, alles wat je nu maakt, moet naadloos aansluiten aan de bestaande functies en mag eventuele nieuwe toekomstige functies niet hypothekeren.

Zie je waarom goede softwarehuizen altijd in eerste instantie neen zeggen. Begrijp je nu hoe belangrijk het is om een consistentie te behouden, de basisfilosofie in gedachte te houden bij het beslissen om een functie al dan niet te integreren ? Mocht het softwarehuis waarvan jij de software nu gebruikt dat in het verleden niet hebben gedaan, dan had je nu waarschijnlijk met een zevenkoppig gedrocht van een monster gezeten.

Wil je dus verder innovatieve software gebruiken ? Aanvaard dan vaker een neen van de ontwikkelaar.

Ik wil je deze mooie quote niet onthouden van Steve Jobs na een presentatie over iTunes waarbij mensen massaal vragen stelden in de zin van “Kan het dit” en ” Zal het in de toekomst dat doen” waarbij Jobs dan antwoordde: “Wait wait — put your hands down. Listen: I know you have a thousand ideas for all the cool features iTunes could have. So do we. But we don’t want a thousand features. That would be ugly. Innovation is not about saying yes to everything. It’s about saying NO to all but the most crucial features.”

Lastenboeken, last of lust ?

Ik heb een dubbel gevoel bij lastenboeken. En al zeker bij het soort lastenboeken dat ik in de laatste 15 jaar de revue heb zien passeren.

Wat een lastenboek niet is: een boek. Eenvoud siert u bij het beschrijven van uw wensen. Boeken schrikken leveranciers van ERP-software af. Daar zijn 2 goede redenen voor: te veel en te gevaarlijk. Te veel, omdat het zich door een bijbel van vereiste functionaliteiten worstelen, demotiverend en ontradend werkt. Niemand in de ERP-industrie zit te wachten op een 100 pagina’s tellende minutieuze beschrijving van uw processen. U mag fier zijn op uw werk maar hou het voor uzelf.

Te gevaarlijk omdat meer dan eens is gebleken dat een lastenboek veelal in de strijd wordt gegooid bij discussies als achteraf blijkt dat bepaalde functies ontbreken, of de software niet precies genoeg is aangepast aan de geldende procedures en processen. Het argument van een gebruiker t.o.v. zijn leverancier dat het “in het lastenboek vermeld staat” én men dus akkoord was bij de originele offerte, hoor je al te vaak.

Benader dus een lastenboek op een andere manier. Maak er voor jezelf een instrument van. Een document waarin je een beschrijving geeft van de organisatie, de missie van het bedrijf, wat je doelstellingen zijn en hoe je die door ondermeer gebruik te maken van een ERP-pakket wil bereiken. Omschrijf duidelijk het niveau van ondersteuning die je wenst op gebied van implementatie, opleiding en het uitschrijven en eventueel aanpassen van bestaande processen. Maar hou het aub kort. Een lastenboek is geen thesis of een afstudeerwerk.

Meestal zijn lastenboeken voor ERP-aanbieders ronduit waardeloos. Ze zijn meestal ontsproten aan een tomeloze fantasie van een ijverige sales manager, magazijnier of accountant. Het is alsof men de opdracht heeft gekregen een functionele analyse te schrijven voor een nieuw, ultiem ERP-pakket. Zo werkt het dus niet.

Een lastenboek opstellen geeft de auteurs een gevoel van betrokkenheid en eigenwaarde die meestal in schril contrast staat met de realiteit en met de kosten. Het is leuk even te freewheelen over hoe de volgende software zou moeten functioneren (want deze keer willen we het écht goed doen), maar de praktijk staat daar mijlen ver van af. Bovendien begint iedereen zich een beeld te vormen van een aantal mogelijkheden maar zien ze niet het grote geheel en nemen ze al vlug hun wensen voor waarheid. En aangezien vragen (nog) geen geld kost, worden alle registers opengetrokken. Ik nodig u uit om hier als ERP-leverancier een realistische, bindende offerte te maken.

Een goede raad: hou het kort, eenvoudig, verstaanbaar en laat je liefst van al nog begeleiden door een betrouwbare leverancier van ERP-software.

Een handige tool die je kan gebruiken als leidraad voor het maken van een lastenboek vind je hier bij KMO-IT.

ERP: verwerken van gestructureerde en niet-gestructureerde informatie.

Ik heb gisteren tijdens een voordracht het verschil uitgelegd tussen het verwerken van gestructureerde en niet-gestructureerde informatie en hoe een goed onderbouwd ERP-pakket u kan helpen met het nemen van beslissingen ivm te volgen procedures.

Het verschil tussen de twee soorten informatie zit ‘m in het feit dat bij gestructureerde informatie het document, de tekst, de cijfers, de afbeelding altijd is ondergebracht en dus terug te vinden is onder een bepaalde code, een naam, een nummer. In erp-termen spreken we hier van een key, een uniek id voor een bepaald record. Indien je dus een offerte, een afbeelding van een product of een rekeninguitreksel wil terugvinden, dan kan je via de gestructureerde lijst aan die informatie komen door de “key” in te geven. In ons voorbeeld gaat het dan bijv. om het documentnummer van de offerte, het artikelnummer voor de afbeelding of de naam van de bank en het rekeninguitrekselnummer.

Bij ongestuctureerde informatie hebben we geen intrinsieke sleutel om de informatie te benaderen. We moeten die dus op één of andere manier structureren. Dat kan door bijvoorbeeld door de niet-gestructureerde informatie (emails, brieven, papaieren notities, gedrukte catalogi) toe te kennen aan een bestaande key, aan bestaande gestructureerde informatie. Zo kan je een afbeelding gaan “koppelen” aan een artikelcode, je kan een ontvangen email slepen naar de relatie om die zo te kopiëren in het archief van de klant.

Software voor digitaal archiveren, verbonden met een erp-toepassing, is een mooi voorbeeld van het omzetten van ongestructureerde informatie naar gestructureerde, zoekbare gegevens. Door voor ieder stuk ongestructureerde informatie een barcode te genereren vanuit de toepassing en die te kleven (of te drukken) op het item, kan de scanner en de software de barcode herkennen en die vervolgens gebruiken om het gescande beeld automatisch te koppelen. Zo kan je bijvoorbeeld een catalogus gemakkelijker terugvinden door eenvoudig de naam van de leverancier in te geven. Dat komt omdat op de catalogus de barcode van de leverancier is gekleefd, het document is gescand en het automatisch is geïndexeerd op de code van die specifieke leverancier.

Als je dus op zoek bent naar een onderbouwd ERP-pakket, vraag dan de aanbieders welke oplossingen zij hebben om ongestructureerde informatie om te zetten naar zoekbare, gestructureerde informatie. Slechts een deel van de informatie verwerken is géén oplossing. Alle informatie moet kunnen worden gecatalogeerd in de erp-oplossing. Zoniet, zit je opnieuw met je informatie op eilandjes.

Meer info over digitaal archiveren op www.smartdoc.be , een voorbeeld van een erp-pakket die bovenstaande mogelijkheden biedt: www.dbfact.be