Document Management: niet voor mij?


Gastauteur Tom Pintens (SmartDoc) schrijft !

“Document Management? Daar willen wij ons niet mee bezig houden, dat is niet prioritair.” De General Manager van het bedrijf dat ik bezoek kijkt me strak aan. “Wij zijn daar vandaag niet mee bezig” herhaalt hij.

Hij zit te wachten op een sales-argument van mij, en is paraat om me direct neer te sabelen. “Daar heeft u absoluut gelijk in” vertel ik hem. “Een firma zoals die van u, met een duidelijk plan en focus, een firma met goede beloftevolle werknemers die hun geld meer dan waard zijn moet zich daar niet mee bezig houden. Meer zelfs! Mag zich daar niet mee bezig houden.” Ik zwijg even en hij kijkt me verbaasd aan. “Maar waarom spendeert u er zoveel tijd aan vandaag?”, vraag ik hem.

Met enige zin voor romantiek is dit een perfect voorbeeld van een brede misvatting over Document Management oplossingen. Document Management is geen software die “on top” van al die andere oplossingen komt. Elke firma, of ze nu één of duizend of meer werknemers telt houdt zich vandaag bezig met het beheren van documenten. Een factuur wordt aan een bestelbon geniet, verdwijnt samen met enkele gelijkaardige facturen in een map. Die map verdwijnt in een kaft, en de kaft op haar beurt in de archiefkast. (Wat kost een archiefkast eigenlijk?). Bijvoorbeeld in de kaft: “facturen onderdelen februari 2010”. Et Voilà, document Management.

“Achterhaald” hoor ik u denken! Zo werken wij helemaal niet. Wij scannen alles in. In pdf. En maken een folder: R://boekhouding/facturen/onderdelen/2010/februari. Et Voilà, document management.

Een goede manier om de archiefkast naar de harde schijf te verhuizen, maar ook niet zaligmakend. In een land waar de personeelskost hoog is (ik voel u grommend knikken), is het hemeltergend om te constateren dat zoveel werknemers zoveel uren per week bezig zijn met het inscannen, copiëren, archiveren, in “IN” en “uit” postvakjes te leggen. Vreemd om te constateren dat een factuur niet alleen ge-archiveerd wordt, maar ook gecopieerd wordt voor de boekhouder, en nog eens manueel in het ERP ssyteem dient te worden overgeschreven.

DBFACTw en SMARTdoc sloegen de handen in elkaar om…. maar komt u vooral zelf kijken op 25 november en overtuig uzelf!

En zo kwam het dat enige maanden later ik dezelfde General Manager terug tegenkwam. “Ha, Dokter Smart”, roept hij me toe, en ik zie dat hij een beetje gebruind is. “Dankzij u heb ik nu een handicap” Ik verslik me even: “Hoezo?”. “Wel, met de tijd die ons bedrijf uitspaarde had ik eigenlijk 2 opties: een van onze halftijdse medewerkers die op pensioen ging niet meer vervangen, of…”

“Of?” wil ik nog vragen, maar dan zie ik zijn bijna nieuwe golftas op de achterbank liggen. “Of ik maakte wat tijd voor mezelf.” Glunderde hij.

Tom Pintens, Sales Manager

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s