Archive | november 2010

ERP in the cloud ?

Zelden is er zoveel naamgeving geweest aan een fenomeen dat nooit eerder zoveel keer is aangekondigd en afgevoerd geweest als cloud computing.
Het komt eigenlijk hier op neer dat het netwerk de computer is. Het netwerk, het Internet doet dienst als server, als plaats waar je een toepassing opstart en waar je jouw gegevens bewaart. In de praktijk start je dus van op eender welke plaats, eender welke computer of besturingssysteem een webbrowser zoals Safari of Microsoft’s Internet Explorer op, je tikt een URL of adres van een website in en je kan aan de slag.

Het gebruik van Cloud Computing of SaaS (Software as a Service) biedt zeker een reeks van voordelen:
·        altijd en overal beschikbaar
·        zeer betrouwbare back-ups, veilige omgeving
·        pay per use: je betaalt wat je gebruikt, per maand, per gebruiker

Zoals voor elke medaille heeft SaaS ook een keerzijde: de performantie (lees snelheid en gebruiksgemak) is slechts optimaal indien de applicatie daadwerkelijk voor SaaS is ontworpen, en dan nog … Een browser leent zich nu eenmaal niet tot het snel ingeven van een kasverkoop of een order. Dan gaat er vandaag nog niks boven een lokaal werkende omgeving. Bovendien moet je er rekening mee houden dat indien je op een gemakkelijke manier wil werken met alle andere toepassingen (Outlook, Word, Excel, …) en de combinatie wil maken met een webtoepassing, je meestal alles in the cloud moet gaan gebruiken.

Maar iedereen is het er over eens: cloud computing in combinatie met toepassingen die (alleen nog) in the cloud draaien: het wordt de toekomst en die ligt héél dichtbij.

Mijn advies: vraag naar de roadmap van jouw aanbieder van software en vraag in welke mate de toepassing (op termijn) geschikt is om in een SaaS-model te werken. Is die vandaag al geschikt, vraag dan zeker een uitvoeringen testperiode aan. Dat kan niet moeilijk zijn: browser openen en… PLAY !

 

Document Management: niet voor mij?

Gastauteur Tom Pintens (SmartDoc) schrijft !

“Document Management? Daar willen wij ons niet mee bezig houden, dat is niet prioritair.” De General Manager van het bedrijf dat ik bezoek kijkt me strak aan. “Wij zijn daar vandaag niet mee bezig” herhaalt hij.

Hij zit te wachten op een sales-argument van mij, en is paraat om me direct neer te sabelen. “Daar heeft u absoluut gelijk in” vertel ik hem. “Een firma zoals die van u, met een duidelijk plan en focus, een firma met goede beloftevolle werknemers die hun geld meer dan waard zijn moet zich daar niet mee bezig houden. Meer zelfs! Mag zich daar niet mee bezig houden.” Ik zwijg even en hij kijkt me verbaasd aan. “Maar waarom spendeert u er zoveel tijd aan vandaag?”, vraag ik hem.

Met enige zin voor romantiek is dit een perfect voorbeeld van een brede misvatting over Document Management oplossingen. Document Management is geen software die “on top” van al die andere oplossingen komt. Elke firma, of ze nu één of duizend of meer werknemers telt houdt zich vandaag bezig met het beheren van documenten. Een factuur wordt aan een bestelbon geniet, verdwijnt samen met enkele gelijkaardige facturen in een map. Die map verdwijnt in een kaft, en de kaft op haar beurt in de archiefkast. (Wat kost een archiefkast eigenlijk?). Bijvoorbeeld in de kaft: “facturen onderdelen februari 2010”. Et Voilà, document Management.

“Achterhaald” hoor ik u denken! Zo werken wij helemaal niet. Wij scannen alles in. In pdf. En maken een folder: R://boekhouding/facturen/onderdelen/2010/februari. Et Voilà, document management.

Een goede manier om de archiefkast naar de harde schijf te verhuizen, maar ook niet zaligmakend. In een land waar de personeelskost hoog is (ik voel u grommend knikken), is het hemeltergend om te constateren dat zoveel werknemers zoveel uren per week bezig zijn met het inscannen, copiëren, archiveren, in “IN” en “uit” postvakjes te leggen. Vreemd om te constateren dat een factuur niet alleen ge-archiveerd wordt, maar ook gecopieerd wordt voor de boekhouder, en nog eens manueel in het ERP ssyteem dient te worden overgeschreven.

DBFACTw en SMARTdoc sloegen de handen in elkaar om…. maar komt u vooral zelf kijken op 25 november en overtuig uzelf!

En zo kwam het dat enige maanden later ik dezelfde General Manager terug tegenkwam. “Ha, Dokter Smart”, roept hij me toe, en ik zie dat hij een beetje gebruind is. “Dankzij u heb ik nu een handicap” Ik verslik me even: “Hoezo?”. “Wel, met de tijd die ons bedrijf uitspaarde had ik eigenlijk 2 opties: een van onze halftijdse medewerkers die op pensioen ging niet meer vervangen, of…”

“Of?” wil ik nog vragen, maar dan zie ik zijn bijna nieuwe golftas op de achterbank liggen. “Of ik maakte wat tijd voor mezelf.” Glunderde hij.

Tom Pintens, Sales Manager

Beter en gerichter informeren dmv de juiste erp-software

Tom Bogaert (Queromedia) schreef onlangs een interessant stukje op zijn blog over het web dat zich stilaan aan het aanpassen is qua content aan de gebruikers, de bezoekers. Een interessant gegeven dat je eigenlijk heel gemakkelijk zou kunnen doortrekken naar je lokale ERP-systemen.

In de loop der jaren heeft men bijvoorbeeld voor DBFACTw een aantal functies voorzien die je al aardig op weg helpen om de klanten beter te segmenteren en hen dus beter te informeren in functie van hun profiel en koopgedrag.
Zullen we er een aantal opsommen ?

1. Iedere klant of prospect heeft in DBFACTw één of meerdere “interessecode(s)”. Die kunnen in alle filters worden gebruikt om alleen die klanten bijvoorbeeld te mailen die (een) bepaalde interesse(s) hebben.

2. Aan een item of dienst kan je die zelfde soort interessecodes koppelen waardoor je een gecombineerde filter kan opbouwen en dus alleen die klanten krijgt die interesse hebben in die specifieke producten, wat voor een betere segmentatie zorgt.

3. Bij het zoeken naar een item in de lijst kan een automatische filter worden gebruikt zodat alleen die artikelen worden getoond die de klant ooit heeft aangekocht, of waarvoor hij een bestelling lopen heeft, offerte heeft gevraagd, enz.

4. Op basis van verkoopshistorieken kunnen bepaalde kenmerken op een geautomatiseerde manier worden toegekend aan de klant. Zo kan je bijvoorbeeld voor alle klanten met een omzet hoger dan 1.000 euro een globale standaardkorting toekennen, hen het label VIP-klant geven. Of klanten van wie facturen langer dan 60 dagen onbetaald bleven, blokkeren of hun VIP-status terug afnemen.

5. Via een uitgekiende integratie met E-mailgarage kan je klanten die bij een e-mailcampagne bepaalde pagina’s hebben bezocht, hercontacteren nadat je bijvoorbeeld eerst een match hebt gemaakt met hun aankoopgedrag. Zo kan je de betere klanten die een bezoek aan een bepaalde pagina met producten met hoge marge brachten, eerst aanspreken.

6. Door een 1-op-1 integratie met e-business kan je er voor zorgen dat de bezoekers op de site alleen die producten te zien krijgen die jij hen wil verkopen. Het systeem regelt dit zelf in functie van het aankoopgedrag van de klant.

7. Gebruikmakend van de functie “blokartikelen” kan de software bij een verkoop aan een klant van een welbepaald artikel automatisch een lijst aanmaken van accessoires die voor dat artikel kunnen worden verkocht. Op zich een krachtig up- en cross-selling instrument…

Uiteraard kijken we verder naar nog meer mogelijkheden. Er bestaat ondertussen software die bij wijze van voorbeeld en in functie van je twittergedrag een profiel kan opstellen en kan bepalen in welke producten je zou geïnteresseerd kunnen zijn. Dit soort informatie integreren met je bestaande ERP-toepassing lijkt me de volgende stap.

Wie het artikel van Tom wil lezen vind het hier

Online en content, koning en keizer

Niet iedereen is het er met mij over eens (en maar goed ook), maar een factor voor succes bij e-commerce en e-tailing is het concept van de bricks, clicks en chicks. Ik verklaar me nader.

De consument is vandaag geneigd zich vooral online te informeren, te zoeken naar de aanbieder met het juiste product en de juiste prijs. Om dan alsnog het item zelf te gaan ophalen in de winkel naar keuze. Het is gebleken dat het concept van de clicks (het web), de bricks (de “bakstenen”, fysische winkel) veruit het meest succesvolle is. Er is bij dit soort e-tailers een duidelijke stijging in wat men noemt conversion rates (een bezoek wordt uiteindelijk een aankoop) en een hogere gemiddelde verkoopswaarde geven aan dat de consument bereid is zich alsnog te verplaatsen om fysiek een artikel in ontvangst te nemen. Waar de “chicks” (ik noem het winkelpersoneel voor één keer meisjes omdat het hier beter bekt) worden ingeschakeld, is waar de consument de winkel uiteindelijk binnenstapt en de verkopers aan up-selling doen. De consument wandelt gemiddeld met een 27% hogere aankoopwaarde buiten dan wat hij had besteld op het web.

Bovendien geven consumenten aan dat men een fysieke locatie apprecieert vanwege de mogelijkheid om een artikel terug te brengen (en dus niet te laten ophalen) of om bijvoorbeeld een waarde- of geschenkbon te kunnen verzilveren.

Je kunt je alvast inbeelden dat het opzetten van een dergelijk logistiek proces en het vertalen er van naar een performante software geen sinecure is.

De software moet namelijk de voorraad van de verschillende locaties (winkels) kunnen tonen en beheren. In de winkel moet men weten dat een bepaalde klant straks een specifiek artikel komt ophalen. Misschien heeft de klant reeds betaald, misschien betaalt hij bij het ophalen van het artikel. Komt er straks iemand een artikel terugbrengen? Is dat artikel nog onder garantie, mag het worden omgeruild, …?

Indien je dus op termijn denkt aan e-commerce, denk dan meteen aan:

• een origineel concept (je mag mijn bricks, clicks en chicks concept gebruiken)
• dat dit allemaal softwarematig en procesmatig te beheersen moet zijn
• dat jouw ERP-software in permanente verbinding zal moeten staan met jouw e-shop
• dat de content (informatie over bijv. beschikbaarheid) in real time in de shop en de e-shop moet raadpleegbaar zijn

Mijn advies: ga op zoek naar een partner die de concepten voor een goede e-commerce kent en deze weet te vertalen naar jouw backoffice-software. Zorg er voor dat je niet alleen met verkopers en grafici aan tafel zit maar eis intensieve onderhandelingen met business-architecten. Kies bij voorkeur een leverancier die zowel de software voor het web als de backoffice kan leveren en met kennis van zaken spreekt op gebied van e-tailing.

ERP software als katalysator voor creativiteit

In eerste instantie gingen ondernemingen met software aan de slag om processen te automatiseren. Vandaag wordt er echter veel creatiever omgegaan met de beschikbare technologie en (sociale) media.

Ondernemers verzinnen creatieve methodes om klanten aan hen te binden, klanten te verwennen, te informeren. Zij bedenken concepten om artikelen op een bepaalde manier aan te prijzen en ze sneller in de rekken te krijgen.

Het uitwerken van deze concepten wordt veelal gestuurd vanuit de mogelijkheden die sommige van de huidige softwarepakketten bieden. Het optimaliseren van de database, het er op loslaten van toepassingen voor data warehousing, het laten herkennen van patronen in het koopgedrag van klanten: het heeft er ondermeer voor gezorgd dat we veel preciezer worden geïnformeerd over de producten die voor ons als type klant interessant kunnen zijn. In ERP-termen spreekt men dan van Business Intelligence (BI)

Een ander voorbeeld is het feit dat het doorsturen van de verkoopsgegevens naar het centrale magazijn quasi onmiddellijk gebeurt, wat er voor zorgt dat een winkel veel sneller kan worden bevoorraad, waardoor verse producten courant aanwezig zijn. In ERP-termen heeft men het over replenishment.

Zo kan je tal van voorbeelden vinden waar de software plots dingen mogelijk maakt. Het zijn voorbeelden van organisaties die een concept hebben bedacht en hebben uitgewerkt in en met de backoffice-software. Het zijn concepten gebaseerd op ideeën die een stille dood zouden zijn gestorven mocht er geen software zijn die dit allemaal stuurt.

Mijn advies is dus: bepaal wat mogelijk is in jouw bestaande software en vertrek van daaruit om creatieve concepten te bedenken, duw de software tot zijn limieten om een concurrentieel voordeel te halen t.o.v. jouw concurrent. En wens je een nieuw idee uit te werken, ga dan vooraf ten rade bij de softwareontwikkelaar. Zie dus software voor commercieel beheer niet langer als een instrument, maar kijk eerder naar de resultaten die je wil/kan halen door het gebruik er van.